Современный офис: симбиоз прошлого и будущего

Накануне 2020 года медиаресурсы пестрили заголовками о растущей популярности новой формы занятости — удаленной работы. Авторы искали ответ на вопрос, насколько эффективен дистанционный режим, делились проверенными способами поиска подходящих вакансий, описывали перспективы «пижамных» работников. В 2020 году пандемия превратила тренд в реальность. Те перемены, о которых раньше рассуждали преимущественно гипотетически, произошли в одночасье и повлекли за собой изменения в парадигме построения офисного пространства. Согласно результатам совместного опроса ДОМ.РФ и ВЦИОМ, вследствие локдауна в 2020 году почти 40% специалистов работали в удаленном режиме на временной или постоянной основе.

В 2021 году руководители и владельцы бизнеса четко осознают, что на смену традиционному понятию рабочего места приходит офис будущего. Исследование, организованное компанией Cisco в 2021 году, продемонстрировало, что 58% сотрудников планируют работать из дома не меньше 8 дней в месяц, 53% крупных компаний планируют сократить рабочие площади, 98% всех встреч будут включать удаленных участников. 77% крупных компаний изъявили намерение поддерживать гибридный режим работы, который подразумевает интеграцию дистанционной трудовой деятельности и физического присутствия в офисе.

Концепция «Офиса будущего» охватывает комплекс продуктов и сервисов для быстрой организации инфраструктуры офиса, отвечающей актуальным технологическим трендам. Комфортная рабочая среда, с одной стороны, создана для достижений, а, с другой, служит залогом удовлетворенности и вовлеченности сотрудников. Приятно работать там, где тебя ценят, заботятся о твоих потребностях и предлагают богатый ассортимент средств для воплощения собственных представлений о том, как следует организовывать трудовую деятельность. Создание оптимальных условий для функционирования специалистов «нового образца» — ключевая задача менеджеров, заинтересованных в долгосрочном успехе. Ее решение позволяет сохранить конкурентоспособность предприятия, повысить продуктивность персонала, сократить операционные издержки.

рабочее место

«Офис будущего» располагается там, где находится сам специалист. Если он работает из дома, ему доступен весь набор инструментов для выполнения задач, а его руководителю — для контроля и оценки уровня компетентности и потенциала. Когда он приезжает в офис, то может воспользоваться любым свободным рабочим местом и, благодаря возможностям инфраструктуры, моментально сделать его своим. Обеспечить подобное призван ряд инструментов, в числе которых технологии совместной групповой работы, системы видеоконференцсвязи и виртуальные рабочие места (VDI). 

Решения для совместной работы подразделяются на 3 группы в зависимости от вида коммуникаций: обмен сообщения и файлами в общении один на один и в групповых пространствах; аудио/видеовызовы и групповые конференции; совместная работа с документами. Пользователям не нужно переключаться между приложениями и разбираться с интерфейсами различных систем, т. к. доступ ко всему набору сервисов реализован с помощью единого программного клиента. Это существенно увеличивает продуктивность коммуникаций сотрудников и эффективность их работы. 

Все большую популярность приобретают облачные сервисы, которые предоставляют возможности, выходящие за пределы внутренней инфраструктуры компаний — например, распознавание лиц во время конференций и подпись имен прямо на изображении для удаленных участников, голосовое управление и автоматическое формирование стенограмм и протоколов встречи, синхронный онлайн-перевод на различные языки. Сегодня самым эффективным является построение экосистемы сервисов, объединяющей облачные и собственные системы коммуникаций. Наглядным примером такой архитектуры служит интеграция существующей системы телефонии (с ее подключениями к провайдерам связи, голосовыми шлюзами, обвязкой из дополнительных сервисов и прочими составляющими) с облачным мессенджером и ВКС. 

Архитектура реализации таких гибридных систем может быть различной (см. рис. 1) — от размещения компонентов системы во внутренней инфраструктуре до использования частных облаков, которые позволяют минимизировать объем инфраструктуры, размещаемой в сети компании. В первом случае все находится под контролем и в большей безопасности, во втором — потребляется по подписочной модели как услуга. «Закрытым» компаниям, к примеру, из финансового сектора, подходят решения в формате «все у себя, все под контролем». Для более открытых компаний на первое место выходит функциональность, поэтому они чаще выбирают гибридные или полностью облачным технологии. 

Дистанционный режим работы потребовал решений для трансляции совещаний удаленным участникам. Современные системы видеоконференцсвязи и распространения контента позволяют организовать трансляцию для тысяч сотрудников на корпоративном портале прямо из режима конференции. Учитывая важность обратной связи, все более востребованными становятся системы, дающие возможность участникам вебинаров проголосовать, задать вопрос голосом или в чате. 

Коллаборативные коммуникации почти наполовину сокращают затраты на телефонную связь между офисами, междугородний и международный трафик, оплату абонентских линий. Кроме того, они повышают доступность сотрудников за счет сервисов контроля присутствия, систем унифицированных и мгновенных сообщений, решений для мобильных пользователей. Системы видеоконференцсвязи приближают качество виртуального общения к реальному, позволяют обмениваться данными и одновременно обрабатывать их в интерактивном режиме. 

Современные системы ВКС позволяют подключаться не только из офиса и не только с устройств из переговорных комнат, но и с помощью программных клиентов или через web-браузер со своих рабочих мест, из дома или в пути. При этом в конференциях могут участвовать не только сотрудники организации, но и специалисты извне — партнеры, клиенты и т. д. 

примеры внедрения

Примером внедрения ВКС служит проект компании CTI, реализованный для АО «Тандер» на базе решений Cisco. Благодаря системе ВКС руководители АО «Тандер» могут эффективно взаимодействовать, где бы они ни находились, экономить время и сокращать командировочные расходы. В 88 переговорных залах, оборудованных в рамках проекта, реализован функционал доступа к сеансам ВКС из публичных сетей при помощи программных клиентов, терминалов ВКС или через веб-браузер посредством WebRTC, осуществлена интеграция с MS Skype for Business, организована запись конференций. 

В компании Major Auto, одном из лидеров автомобильного рынка России, система ВКС Cisco была установлена в 23 переговорных залах: теперь организация совещаний не составляет труда, а дополнительные сервисы повышают комфорт пользователей и результативность дистанционных встреч.

В ходе инсталляции системы ВКС в ПАО «БАНК УРАЛСИБ» специалисты CTI также использовали новейшие программные продукты Cisco и инновационные технологии формирования и передачи видеосигналов.

«Антикороновируные ограничения и переход на удаленный режим работы заставили нас пересмотреть систему предоставления сервиса видеоконференцсвязи, - говорит Дмитрий Рубцов, руководитель группы поддержки пользователей службы информационных технологий ПАО „БАНК УРАЛСИБ“. - Система на базе Cisco Meeting Server существенно расширила возможности корпоративного общения. Главное преимущество - возможность подключения к конференции с любого устройства и из любого места, где есть интернет. Практически каждый сотрудник может использовать средства видеосвязи - это значительно улучшило качество внутрикорпоративных процессов. Ресурсы системы позволили многократно увеличить количество единовременных совещаний, что послужило для сохранения работоспособности и управляемости подразделений банка. Система имеет программный клиент для стационарных и мобильных устройств, тесно связанный с телефонией банка, а также возможность подключения через браузер без установки приложения. За счет простого и понятного интерфейса пользователи беспрепятственно перешли на новую систему. Функция записи совещаний нашла особый отклик, так как она позволяет фиксировать все детали проводимых мероприятий, что важно в случае необходимости ведения протокола. Помимо ощутимого увеличения количества проводимых совещаний, мы также заметили и еще одно немаловажное следствие - значительное снижение количества обращений в службу технической поддержки».

Уже сегодня системы ВКС и решения в области объединенных коммуникаций стали важным инструментом для предприятий из самых разных сфер, а в будущем и вовсе станут незаменимы. Денис Липский, архитектор ИТ-инфраструктуры FBK Grant Thornton, отмечает, что программное обеспечение для подобных решений - самое часто используемое в повседневной деятельности. «Если говорить о процентном соотношении, в нашей компании мы используем в 90% случаев решения Zoom и в менее 10% - Microsoft Teams, - рассказывает Денис Липский. - Важными свойствами в системах видеоконференцсвязи для нас являются, в большей степени, хорошее качество видео и звука, возможность подключения к конференции с любого устройства без сложностей с установкой дополнительных приложений, удобные инструменты ведения видеоконференции, конфиденциальность и безопасность соединения». 

Максим Репин, руководитель подразделения Cisco по продвижению технологий для совместной работы в России, отмечает, что в последнее время командообразующим инструментом стал корпоративный мессенджер, популярность которых пришла в корпоративную культуру из повседневной практики. Удобные и универсальные, мессенджеры практически вытеснили личную почту. «Мессенджеры сочетают в себе оперативность онлайн-общения в быстрых чатах и возможность обстоятельного обсуждения вопросов в группе, а также обмена, хранения и поиска важной информации и документов, - продолжает Максим Репин. - Многие мессенджеры нативно поддерживают видеозвонки и оперативные конференции непосредственно из чата. Все это и множество других функций для совместной работы предоставляют сегодня лучшие платформы корпоративных мессенджеров. В качестве основного инструмента для сотрудников, работающих в гибридном или удаленном режиме, Cisco предлагает единое приложение Webex для всех сервисов: мессенджер, обмен документами, совместная работа, автоматизация рутинных процессов и т. д.». 

Повысить безопасность при удаленном доступе сотрудников к внутренним сервисам призваны виртуальные рабочие места, обеспечивающие полноценный доступ к корпоративным сервисам и приложениям без дополнительной нагрузки на ИТ-службы. Решения совместной работы, поддерживающие работу через VDI, позволяют получить высокие результаты в распределенных инфраструктурах с большим количеством мобильных пользователей. 

переговорные пространства 

Несколько разрозненных систем и сервисов не стыкуются между собой. Взволнованный спикер краснеет, потому что не может запустить демонстрацию экрана в самый ответственный момент. Один из участников застрял в пробке, другой не присутствует, будучи в командировке, а третьего — чье мнение, как оказалось, имеет первостепенное значение для решения вопроса — вовремя не оповестили, и звать его уже поздно. Знакомая ситуация? Верно, речь идет о переговорной комнате, в которой проходили совещания в недалеком прошлом. 

Сегодня переговорные пространства эволюционируют. Умные переговорные воплощают в себе интеграцию технологий совместной работы, Интернета вещей и искусственного интеллекта, где с помощью голосовых команд можно управлять многочисленными разрозненными системами и процессами: регулировать климат, освещение, управлять оборудованием, заказывать напитки, подключать удаленных участников и прочее. Такой пример демонстрирует умная переговорная на базе универсальной платформы Интернета вещей CTI IoT Platform. 

Комплекс программных средств для реализации умной переговорной комнаты включает универсальную платформу управления, модуль интеграции с системами телефонии и сервером, а также подразумевает объединение с исходными ресурсами, которыми обладает заказчик. Поэтому компаниям, задумывающимся о внедрении умных переговорных, важно начать планирование еще на этапе проектирования смежных подсистем. Это удешевит и упростит последующую интеграцию и автоматизацию. Часто приходится внедрять «умное решение» после законченного ремонта — это ограничивает потенциал использования оборудования в общей IoT-экосистеме. 

Умные переговорные оснащены ПО для видеоконференций: не имеет значения, где находится специалист и какой гаджет использует — его легко подключить к совещанию, а также запланировать график дальнейших встреч. Причем переговорная не будет простаивать, так как если сотрудник забронировал ее, но не появился в нужное время, система автоматически удалит запланированную встречу из общего листа бронирования. Специальные устройства выполняют быстрый поиск свободного помещения, могут пролонгировать бронирование, собрать статистику для определения эффективности использования переговорной, известить обслуживающий персонал об отказе оборудования во время мероприятия. А если температура у кого-то из участников совещания окажется повышенной, система также известит об этом.

Особо следует отметить удобство системы бронирования, которую можно реализовать как в облачном, так и в локальном варианте. Первое преимущество системы бронирования заключаются в простоте использования. Второе — широкие возможности сбора статистических и аналитических данных, на основании которых можно сбалансировать число переговорных. Более того, IoT-устройства предоставят информацию об уровне утилизации оборудования в переговорных комнатах. Бронирование рабочих мест осуществляется при помощи специальных настольных/настенных панелей с датчиками присутствия и программного обеспечения. 

Смарт-дисплеи, опция создания совместных заметок, доступ к нужным приложениям, умные камеры для видеоконференций с микрофоном, автоматические отчеты об итогах — эти и многие другие возможности делают совещания максимально плодотворными. 

Ни одна современная переговорная комната не обходится без мультимедийного оборудования. Минимальный набор — это ЖК-панель или телевизор с HDMI-выводом на столе. Максимальный набор зависит от бизнес-требований заказчика. Для централизованного мониторинга и управления оборудованием, в автоматическом или ручном режиме, предусмотрена специализированная платформа. Основная ошибка заказчиков, как правило, заключается в ложном представлении о простоте установки мультимедиа-устройств и их интеграции с техникой ВКС. Зачастую преждевременная закупка оборудования оборачивается дополнительными затратами после окончания ремонта и настройки оборудования. Специалисты рекомендуют делать минимальное рабочее проектирование даже простых, на первый взгляд, помещений. 

контроль эффективности сотрудников

Минуя турникет, работник знал, что с этого момента начинался отсчет его рабочего времени. Таким был один из способов вычисления систематически опаздывающих и отсутствующих. Часто в центре внимания находился не результат, а процесс, однако формальное соблюдение трудового распорядка не обеспечивало ожидаемого успеха. Невозможно оценить вклад специалиста в общее дело, ориентируясь на длительность его пребывания за компьютером или беседы с коллегами. Более того, эти показатели не отражают морально-психологического состояния сотрудников и не помогают отличить выгорание от лени. 

Казалось бы, дистанционная работа еще более способствует снижению мотивации и расхолаживанию персонала. Однако актуальные решения для контроля эффективности позволяют не только отслеживать продуктивность сотрудников, но и строят оптимальное индивидуальное расписание для каждого сотрудника. Пример такого решения на базе технологий Desktop and Process Analytics (DPA) и WorkForce Management (WFM) помогает специалисту соблюдать баланс рабочего и личного времени без ущерба для производительности, получать удовольствие от работы и предупреждать «выгорание». Технология WFM позволяет строить оптимальные графики выполнения задач с учетом роли сотрудника на разных этапах бизнес-процессов, прогнозируемой нагрузки, типа активности, квалификации и даже личных пожеланий. Сотрудник может быть уверен, что его способности окажутся востребованными, а, освоив новые навыки, он сможет переключиться на выполнение задач, которые соответствуют его профессиональным качествам и опыту. 

При этом руководство получает такие преимущества как прозрачность и непрерывность бизнес-процессов, контроль соблюдения сроков исполнения задач, минимизация количества ошибок и т. д. Это возможно благодаря технологии DPA, которая ведет запись всех действий на рабочем столе и в используемых приложениях, формирует аналитические отчеты, выявляет отклонение поведения сотрудников от типичного и узкие места в бизнес-процессах с целью их корректировки, а также следит за обеспечением правил соблюдения информационной безопасности. Результаты анализа являются исходными данными для автоматизации и роботизации бизнес-процессов. 

Несмотря на то, что современный офис сохраняет лучшие традиции обеспечения и поддержания рабочего процесса, он нацелен в будущее. Трансформация офисного пространства тесно связана с трансформацией бизнес-моделей, построением новой технологической экосистемы, когда испытанный инвентарь совершенствуется, а новый — внедряется. Унифицированные коммуникации, автоматизация и роботизация, искусственный интеллект — неполный перечень методов повышения продуктивности предприятия и лояльности персонала. 

Источник: Елена Смирнова, ведущий менеджер по продуктовому маркетингу CTI https://www.crn.ru/news/detail.php?ID=155349  

новости компании